Hoe gaan we te werk?
UP TO DATE ADMINISTRATIE
Onze werkwijze
Samen gaan we eerst afspreken wat ieder doet. We kijken dan wat je als ondernemer zelf wil en kan doen, zoals bijvoorbeeld factureren, of wat je wil laten doen.
Met behulp van o.a. een app, die persoonlijk wordt ingericht, heb je ten allen tijden een actueel overzicht van jouw administratie bij de hand. Los daarvan, kan je ook direct een factuur maken en versturen naar de klant(en), maar ook een foto of scan maken van de kassabon van een aanschaf die je bijvoorbeeld onderweg gedaan heeft.
Active Accounting ziet dat er een nieuwe factuur/bon binnen is gekomen en kan deze op de juiste manier verwerken. Zo blijft jouw administratie up to date.
Maar er zijn nog meer voordelen die de app met zich mee brengt. Active Accounting kan betalingen klaar zetten, de aangifte BTW gereed maken voor de maand/kwartaal aangifte. In de app kan je deze goedkeuren, of afkeuren. Daarna worden deze betaald en verwerkt. Maar ook houden wij in de gaten of uw klanten al op tijd betaald hebben. Wij kunnen u daarop attenderen zodat je er eventueel actie op kan ondernemen. Of wij doen dat. Het is maar net wat wij afspreken. Zo simpel kan het zijn.
De voordelen en mogelijkheden van onze app
Chatten
Heb je een vraag aan ons, of hebben wij een vraag aan jouw als ondernemer, dan kunnen we die ook stellen via de app. Je krijgt dan een notificatie via de app of mail en kan je die dan makkelijk beantwoorden. Zo blijven de lijnen kort en heb je als ondernemer snel antwoord op je vraag. Of wij hebben snel antwoord. Maar gewoon telefonisch contact, of even een afspraak maken om langs komen, hoort er natuurlijk ook bij. Met de handige voice functie, kan je ook je bericht inspreken en deze wordt dan omgezet in tekst.
CRM
Maar de app gaat nog verder. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van de CRM (Customer Relationship Management) functie. Hierbij kan je je klanten “onderhouden” en contactmomenten of gespreksnotities vast leggen. Zo weet je op een later moment wat er is afgesproken. Of er bijvoorbeeld een offerte moet worden gemaakt, of dat er een andere belangrijke afspraak is afgesproken.
Ook kunnen er documenten, zoals contracten, algemene voorwaarden of andere documenten gekoppeld worden aan een klant in het CRM systeem. Zo is alles op 1 plek terug te vinden. Handig toch ?
Financiële cockpit
In deze financiële cockpit staan overzichten zoals;
- Balans
- Winst en Verliesrekening (resultaten)
- Overzicht openstaande inkoop
- facturen (crediteuren)
- Overzicht openstaande verkoop facturen (debiteuren)
- Banksaldo(‘s) in realtime
- Grafieken en meer
App en desktop
Alle functies (en meer) zijn zowel in de app als op een desktop te raadplegen. Het handige van dit systeem is dat wij in hetzelfde programma werken. Dit scheelt tijd en geld. Je kan je dan bezig houden op wat je zelf het leukste vindt….. het ondernemen. Het zorgen voor een nette boekhouding, dat doen wij. Ieder zijn Core business dus.
Extra services
Naast deze functies biedt Active Accounting een extra (gratis) service aan om uw debiteuren te monitoren of deze wel tijdig betalen. Wij nemen dan, indien gewenst, uit jouw naam contact op met de klant, om te informeren waarom er nog een openstaande factuur niet voldaan is. Wellicht is daar een gegronde reden voor, of hebben ze deze factuur over het hoofd gezien. Denk aan bijvoorbeeld dat de factuur via mail in de spam box terecht gekomen is. (dat gebeurt regelmatig)
Je kan er ook voor kiezen om dit zelf in de hand te houden. In de app of de desktop kan je uiteraard de openstaande posten vinden en hier zelf actie op ondernemen.
Voordelen de ondernemer
- Grip op de cijfers (in real time)
- Weten hoe het bedrijf er financieel voor staat
- Kunt onderbouwde beslissingen nemen
- Je werkt met een gebruiksvriendelijke en handige app
- Duidelijke grafieken
- Tijdbesparing door snel aanleveren van documenten (en bonnetjes)
- Overzicht van alle documenten (in en verkoop facturen)
- Actuele boekhouding (cashflow)
- CRM
Voordelen voor ons als kantoor
- We verwerken de administratie sneller
- We kijken met je mee naar realtime cijfers
- Tijdig kansen en bedreigingen signaleren
Door digitaal alles aan te leveren heb je meer gemak en actueel inzicht in jouw inkomsten en uitgaven. Het is veilig en bespaart tijd, geld en papier.
